Regolamento Macchine 2027: Archiviazione Documentale Delle Macchine

Dal 20 gennaio 2027 si applicherà il Regolamento Macchine (UE) 2023/1230, che sostituirà la Direttiva Macchine 2006/42/CE. Per i costruttori di macchinari industriali sarà importante verificare come vengono predisposti, conservati e resi disponibili i documenti associati a ciascuna macchina.

Il tema del Regolamento Macchine 2027 e dell'archiviazione documentale delle macchine riguarda sia gli obblighi di conservazione della documentazione tecnica, sia la gestione quotidiana di manuali, dichiarazioni, schemi e informazioni destinate ai clienti.

Attenzione: il Regolamento non impone, in via generale, di trasformare ogni fascicolo tecnico in un archivio esclusivamente digitale. Stabilisce obblighi documentali precisi e consente, a determinate condizioni, di fornire le istruzioni per l'uso in formato digitale. Un sistema di archiviazione ben organizzato può aiutare i fabbricanti a gestire entrambe le esigenze.

Regolamento Macchine 2027 e archiviazione documentale: cosa cambia?

L'articolo 10 del Regolamento (UE) 2023/1230 richiede al fabbricante di predisporre la documentazione tecnica prevista dall'Allegato IV prima dell'immissione sul mercato o della messa in servizio della macchina. Inoltre, la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità UE devono rimanere a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per almeno 10 anni.

La documentazione non è però un unico insieme indistinto: occorre separare il fascicolo tecnico necessario per dimostrare la conformità dai documenti da mettere a disposizione dell'utilizzatore, come istruzioni per l'uso e dichiarazione di conformità.

Per i costruttori che realizzano macchine personalizzate o numerose unità dello stesso modello, questa distinzione diventa ancora più importante: ogni documento deve essere collegato alla macchina e alla configurazione corrette.

Quali documenti devono essere conservati per le macchine industriali?

Fascicolo tecnico della macchina

L'Allegato IV, parte A, definisce i contenuti della documentazione tecnica. In base alla macchina e ai requisiti applicabili, il fascicolo comprende, tra l'altro:

• descrizione della macchina, delle caratteristiche e dell'uso previsto;
• documentazione della valutazione dei rischi e delle misure adottate per ridurli;
• disegni, schemi di progettazione e informazioni utili a comprendere il funzionamento;
• riferimenti alle norme armonizzate e alle altre specifiche tecniche applicate;
• risultati di prove, verifiche e calcoli pertinenti alla valutazione della conformità.

Il fascicolo tecnico non deve essere pubblicato integralmente per il cliente: è la documentazione che il fabbricante deve mantenere disponibile per le autorità competenti secondo gli obblighi previsti dalla normativa.

Manuali, dichiarazioni e documenti destinati al cliente

Accanto al fascicolo tecnico, è utile organizzare in un archivio consultabile anche i documenti che accompagnano la macchina e quelli necessari al post-vendita:

• istruzioni per l'uso e manuali di manutenzione;
• dichiarazione di conformità UE, o indicazioni per accedervi nei modi previsti dal Regolamento;
• schemi elettrici, pneumatici e altra documentazione tecnica condivisibile;
• liste ricambi, disegni e informazioni per l'assistenza;
• fotografie, video e comunicazioni tecniche pertinenti.

Non tutti questi file costituiscono documenti obbligatori in ogni caso. Tuttavia, centralizzare la documentazione utile all'utilizzatore facilita la ricerca delle informazioni e riduce le richieste ripetitive all'assistenza tecnica.

Per quanto tempo va conservata la documentazione delle macchine?

Il Regolamento distingue tra conservazione dei documenti per le autorità e disponibilità online delle informazioni fornite in formato digitale:

• Documentazione tecnica e dichiarazione di conformità UE: devono restare a disposizione delle autorità di vigilanza del mercato per almeno 10 anni dall'immissione sul mercato o dalla messa in servizio della macchina (articolo 10, paragrafo 3).
• Istruzioni per l'uso digitali: devono essere accessibili online durante la vita prevista della macchina e, comunque, per almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato (articolo 10, paragrafo 7).
• Dichiarazioni di conformità UE digitali: devono rimanere accessibili online durante la vita prevista della macchina e, in ogni caso, per almeno 10 anni dall'immissione sul mercato o dalla messa in servizio (articolo 10, paragrafo 8).

Per le quasi-macchine valgono disposizioni specifiche, tra cui quelle relative alla documentazione tecnica, alle istruzioni per l'assemblaggio e alla dichiarazione di incorporazione UE.

In pratica, l'archiviazione documentale deve essere progettata per il lungo periodo. Oltre a raccogliere i file, è opportuno definire responsabilità, backup, procedure di aggiornamento e modalità per garantirne la reperibilità.

Perché organizzare la documentazione delle macchine per numero di matricola?

Salvare tutti i PDF in una cartella condivisa può sembrare sufficiente. Il problema emerge quando il medesimo modello viene fornito con accessori, componenti o configurazioni differenti.

Un manuale generico potrebbe non descrivere esattamente la macchina installata presso il cliente. Allo stesso modo, uno schema non aggiornato rischia di essere scambiato per la versione corretta.

L'archiviazione per matricola consente di associare manuali, schemi, dichiarazioni e informazioni di post-vendita alla singola unità. In questo modo, il costruttore può:

• identificare i documenti pertinenti a un preciso macchinario;
• ridurre gli errori dovuti a versioni o configurazioni differenti;
• semplificare la distribuzione degli aggiornamenti ai clienti;
• velocizzare la ricerca di informazioni durante l'assistenza.

Su questo tema puoi leggere anche l'approfondimento come ottimizzare la gestione dei documenti matricola dei macchinari.

Manuali digitali e QR Code: cosa consente il Regolamento Macchine 2027?

L'articolo 10, paragrafo 7, consente al fabbricante di fornire le istruzioni per l'uso in formato digitale, nel rispetto di alcune condizioni. In particolare, occorre:

• indicare sulla macchina o, se non possibile, sull'imballaggio o su un documento di accompagnamento come accedere alle istruzioni;
• fornire le istruzioni in un formato stampabile, scaricabile e salvabile su un dispositivo elettronico, così da poterle consultare anche in caso di avaria;
• garantire la disponibilità online durante la vita prevista della macchina e per almeno 10 anni dopo l'immissione sul mercato.

Se l'utilizzatore lo richiede al momento dell'acquisto, il fabbricante deve fornire gratuitamente una copia cartacea delle istruzioni entro un mese. Inoltre, per macchine destinate a utilizzatori non professionali, o ragionevolmente utilizzabili da questi, le informazioni essenziali per la sicurezza devono essere fornite su carta.

Un QR Code applicato alla macchina è uno dei modi pratici per indirizzare il cliente ai documenti digitali. Non è però il QR Code, da solo, a dimostrare la conformità: contano anche il contenuto delle istruzioni, la possibilità di conservarne una copia e la loro disponibilità nel tempo.

Approfondisci nell'articolo manuale digitale delle macchine: dal 2027 si può eliminare la carta?.

Come preparare un archivio documentale delle macchine per il 2027

Per impostare una gestione più strutturata, è utile iniziare da sei attività operative:

1. Censire le matricole. Associare ogni macchina al relativo modello, cliente e configurazione.
2. Verificare i documenti. Individuare manuali, dichiarazioni, schemi e gli eventuali file mancanti o duplicati.
3. Distinguere gli archivi. Separare il fascicolo tecnico riservato dai documenti da condividere con l'utilizzatore.
4. Collegare i file alla singola macchina. Evitare archivi basati esclusivamente sul nome del modello.
5. Gestire versioni e accessi. Definire quali documenti sono aggiornati e chi è autorizzato a consultarli.
6. Pianificare la disponibilità nel tempo. Stabilire procedure di conservazione, backup e verifica dei collegamenti digitali.

Una buona organizzazione documentale è utile non solo in vista del Regolamento, ma anche per rendere più efficiente il lavoro del reparto tecnico e l'assistenza post-vendita.

TecnoScan: documentazione tecnica organizzata per macchina e matricola

TecnoScan è la piattaforma pensata per i costruttori di macchinari industriali che vogliono archiviare, organizzare e condividere la documentazione tecnica relativa alle macchine fornite ai clienti.

Con un archivio centralizzato, puoi associare a ciascuna matricola manuali, schemi, certificazioni, liste ricambi, fotografie e video. Il cliente può accedere ai documenti messi a sua disposizione tramite ricerca per matricola o scansione di un QR Code.

I vantaggi pratici per il costruttore

• Documenti più facili da trovare: ogni file viene collegato alla macchina a cui si riferisce.
• Condivisione controllata: puoi decidere quali informazioni rendere visibili ai clienti.
• Aggiornamenti più semplici: le nuove versioni possono essere rese disponibili senza continui invii via email.
• Post-vendita più efficiente: i clienti trovano in autonomia le informazioni tecniche disponibili.

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Una precisazione importante: TecnoScan supporta l'organizzazione e la condivisione della documentazione, ma non sostituisce gli obblighi del fabbricante relativi alla valutazione della conformità, alla predisposizione del fascicolo tecnico e alla sua conservazione secondo la normativa applicabile.

Preparati al Regolamento Macchine 2027 con una gestione documentale più efficiente

L'archiviazione documentale delle macchine non consiste soltanto nel conservare i file: significa poter ritrovare i documenti giusti, collegarli alla macchina corretta e metterli a disposizione dei soggetti autorizzati.

Con TecnoScan puoi migliorare l'organizzazione di manuali, schemi, certificazioni e documenti di post-vendita, offrendo ai clienti un accesso più semplice alle informazioni dei loro macchinari.

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